Contrat cadre pour audits financiers de programmes et projets de cooperation au development et humanitaires domestiques et internationaux – planbe/IPR/AF/GRANT/2023-01

1. Plan International Belgique

Plan International Belgique est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui oeuvre depuis 1983 pour faire progresser les droits des enfants et l'égalité des filles. Nous nous battons pour un monde juste, en travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos associés et nos partenaires. Notre Organisation fait partie de la Fédération de Plan International, qui compte plus de 75 membres actifs à travers le monde.

Nous nous engageons à avoir un impact durable sur la vie des enfants les plus affectés, tout en soutenant les droits des enfants et l'égalité des genres.

Plan International reconnaît son devoir d'être aussi efficace et efficient que possible et de rendre des comptes à toutes nos parties prenantes. Notre objectif est d'assumer l'entière responsabilité de la manière dont nous travaillons, des décisions que nous prenons et de l'impact que nous avons.

Nos efforts internationaux d’avancer les droits des enfants et l'égalité des filles, n'est possible que grâce à nos nombreux soutiens, qu'ils soient des particuliers, des entreprises ou des institutions. Sans ce soutien, nous ne serions pas en mesure de soutenir des changements durables pour les enfants et les communautés. La confiance et la transparence sont très importantes pour nous. Nous nous engageons à ce que toutes les informations sur la manière dont nous collectons, dépensons et protégeons nos fonds soient claires et précises.

Nous veillons à ce que nous et ceux qui nous représentent donnent la priorité à la sécurité des enfants et des participants aux programmes. Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant: Notre engagement à éradiquer tout abus et exploitation

Plan International s'engage à favoriser un environnement de travail positif pour tous, indépendamment du genre, de l'origine ethnique ou de l'orientation sexuelle. Notre vision est celle d'une organisation où tous les individus, dans toute leur diversité, y compris leur identité raciale et ethnique, se sentent en sécurité, respectés, inclus et valorisés.

Plan International travaille avec et soutient les enfants et les jeunes de plus de 70 pays, dont la Belgique. En collaboration avec ses partenaires, Plan International met en place des projets communautaires qui créent une prise de conscience et des changements structurels dans la société afin de faire progresser les droits des enfants et des jeunes, de faire tomber les barrières et de lutter contre les inégalités. En Belgique, pour y arriver, l’organisation influence les décideurs politiques et met en place des partenariats avec d’autres acteurs-clés.

Pour plus d’informations sur la mission globale de Plan International: The Organisation | Plan International

Sur sa structure globale: Our structure | Plan International

Sur Plan International Belgique: Qui est Plan International Belgique?

2. Objet de l’appel

Dans un souci de transparence, de redevabilité et confiance, mais aussi de conformité, Plan International Belgique, souhaite contracter avec un cabinet d’audit spécialisé dans les audits financiers de projets et programmes afin de mener des audits financiers des programmes et projets bénéficiant ou ayant bénéficiés de financements de bailleurs de fonds institutionnels et/ou multilatéraux. De par ce partenariat, et sur base des audits réalisés et observations des auditeurs, Plan International Belgique vise à renforcer son environnement de contrôle interne, et ce dans un contexte opérationnel de plus en plus complexe, pour certains avec un accès limité aux zones de mise en oeuvre dû à l’insécurité.

3. Durée du contrat

Le contrat cadre qui sera signé dans le cadre du présent appel à manifestation d’intérêt, aura une durée maximale de 4 ans non renouvelable. La date de prise d’effet est estimée au 1er Février 2023.

Cet appel n’entraîne pas d’obligation pour Plan International Belgique de procéder à une contractualisation. Cet appel ne peut être interprété en aucun cas comme une offre de contrat avec quelconque société. Aucune compensation ne peut être réclamée en cas de non acceptation d’une offre ou de non-octroi de contrat.

4. Aperçu des programmes, projets et zone d’intervention

Les programmes et projets qui seront audités dans le cadre du présent appel à manifestation d’intérêt ont un budget environ de coûts directs compris entre 400.000 EUR et 3.000.000 EUR par projet/pays.

Ces programmes et projets sont principalement cofinancés par des bailleurs institutionnels tels que : la Coopération Belge au Développement et Aide Humanitaire (DGD), l’Union Européenne (INTA, ECHO, DG JUST), ENABEL, Flanders Government, etc.

Les activités des programmes et projets concernées sont mis en œuvre principalement dans des contextes de développement et d’urgence, dont certaines zones hautement volatiles. La durée de mise en œuvre des programmes et projets varie généralement entre 12 mois et 60 mois.

Les pays actuels d’opérations sont en l’occurrence*:

Afrique

  • Bénin
  • Burkina Faso
  • Cameroun
  • Ethiopie
  • Guinée Equatoriale
  • Mali
  • Malawi
  • Niger
  • Nigéria
  • Ouganda
  • République Centrafricaine
  • Rwanda
  • Sénégal
  • Tanzanie
  • Togo

Amérique Latine 

  • Bolivie
  • Equateur
  • Pérou

Asie 

  • Laos
  • Vietnam

Europe

  • Belgique
  • Espagne
  • Ukraine
  • Roumanie
  • Pologne

*Il n’est pas exclu qu’un pays d’opération se rajoute au cours de la durée du contrat.

Plan International Belgique a en date de Janvier 2023, 05 audits déjà confirmés au Niger, Rwanda, Uganda, Mali, qui seront réalisés au plus tard le 31/12/2023. Les audits dépendront des projets et programmes en cours d'approbation ou des futurs projets. Un planning sera partagé avec l'auditeur sélectionné avec une mise à jour trimestrielle. 

Cette liste de pays n’est pas exhaustive et peut évoluer selon les projets et programmes cofinancés acquis au cours de la période allant du 01er Avril 2023 au 31 Mars 2027.

5. Méthodologie des audits financiers

Les termes de références des missions d’audits financiers visés dans le cadre du présent appel, découleront principalement de la norme internationale de service ISRS 4400 et pourront avoir des objectifs complémentaires, à savoir :

  • De s’assurer que les structures de gestion administrative et financière mises en place au niveau du siège de Plan International Belgique et des bureaux-pays partenaires répondent aux obligations de bonne gestion financière.
  • De vérifier que les dépenses ayant été réalisées sont conforment aux les réglementations (^procédure interne, locale, bailleurs) et conditions spécifiques prévues dans les conventions du bailleur pour le projet/ programme audité, incluant les sous-subventions (accord de partenariat découlant de la convention conclue avec le bailleur) avec les bureaux-pays de Plan International, les partenaires de mise en œuvre et contractants externes.
  • De certifier que les rapports financiers pour les périodes auditées de projets et programmes exécutées et ou clôturées, reflètent une image fidèle et sincère des dépenses réellement encourues au terme desdites périodes, et ce au regard de la loi comptable et fiscale du pays de mise en œuvre, de la réglementation du bailleur de fonds et des procédures internes en vigueur.
  • De contrôler que les actifs des programmes et projets sont dûment comptabilisés et sauvegardés ;
  • De vérifier (i) la matérialité des opérations et la nature des dépenses qui s’y rapportent, (ii) les quantités mises en œuvre, (iii) les prix pratiqués découlant des activités de mise en œuvre des programmes et projets.

6. Soumissionnaire

Cet appel à manifestation d’intérêt s’adresse exclusivement aux cabinets d’audit dont le siège est situé dans l’un des Etats membres de l’Union Européenne et ayant un bureau enregistré en Belgique. Pour répondre à l’appel à manifestation d’intérêt, le cas échéant, le cabinet pourra s’associer à un ou plusieurs cabinets afin de garantir la représentativité et la connaissance de la législation locale du contexte des différentes zones d’intervention. Cette association fera partie intégrante de son offre. Si elle est déjà connue, l’identité du ou des futurs associés peut être mentionnée dès la manifestation d’intérêt.

7. Termes de référence

Au courant du mois de janvier de chacune des années visées par la période de couverture du contrat cadre issu du présent appel, une planification des audits à mener au courant de ladite année et ceci en collaboration avec le cabinet qui sera sélectionné, sera soumise par Plan Belgique à l’auditeur. Une mise à jour trimestrielle sera partagée par Plan Belgique à l’auditeur afin d’informer si la planification est modifiée pour ladite année.

Les missions seront de ce fait déclenchées au fur et à mesure des besoins qui ont été identifiés et intégrée dans la planification de l’année. Préalablement à chacune des missions seront transmis au cabinet d’audit sélectionné, les termes de référence détaillés de la mission ; qui seront élaborés selon les spécificités du projet ou programme et de la réglementation du bailleur qui s’y applique. Les termes de références de chacune des missions d’audit conclus pourront être signés de manière digitale.  Au sein des termes de référence, et avant toute mission d’audit, Plan Belgique informera l’auditeur si un audit externe a été préalablement mené sur le projet, en partageant le rapport final d’audit. Il est attendu que le cabinet d’audit contracté adhère au principe de cross-reliance.

Le cabinet d’audit disposera de 15 jours pour communiquer le curriculum vitae des membres de l’équipe qui sera en charge de la mission d’audit. Lors de chacune de ses missions d’audit l’équipe doit comporter au moins 01 auditeur local ou sous régional (local étant à considérer comme étant le pays de la mise en œuvre du projet).

Les missions d’audit financier pourront avoir lieu dans le bureau-pays de Plan International, selon le lieu de mise en œuvre du projet concerné, et/ou au siège de Plan International Belgique à Bruxelles.

Les termes de référence pourront être rédigés en anglais ou français et devront au minimum respecter la langue du contrat de base avec le bailleur de fond qui cofinance.

Le nombre de programme/projets à auditer sur une durée de 4 années, peut varier entre 10 et 20. Le pourcentage de coûts directs à contrôler variera entre 30% et 85% en fonction aussi des exigences des bailleurs de fonds.

8. Coût par mission d’audit

Selon le budget total du programme ou projet à auditer, le coût de chacune des missions d’audit financier pourra varier entre 5.000 EURO et 11.000 EURO par projet/pays. Les prix sont entendus HTVA belge. Cette fourchette de prix est indicative et peut être adaptée au coût du marché et budget approuvé par les bailleurs. 

Plan International Belgique ne réclamera aucun paiement de frais au soumissionnaire et ce, à n’importe quel moment de la procédure. Par ailleurs, les frais encourus par le(s) soumissionnaire(s) pour souscrire au présent appel, ne sera aucunement imputable à Plan International Belgique, et ce, que l’offre ait été retenue ou pas.

9. Rapport d’audit financier

Pour chacune des missions d’audit, un rapport d’audit préliminaire et un rapport d’audit final seront produits. Les délais de réception de ces différents rapports seront spécifiés dans les termes de références de la mission d’audit et seront exclusivement transmis à Plan International Belgique.

Les conclusions du rapport d’audit préliminaire pourront être commentées avant l’émission du rapport final. Le modèle à utiliser pour les rapports d’audit sera propre à l’exigence du bailleur de fonds rattaché à ce projet ou programme. Dans le cas où il n’y aurait pas de spécificités, le modèle à utiliser sera celui exigé par l’Union Européenne pour les projets qu’elle cofinance.

Chaque rapport final d’audit financier pourra être signé de manière digitale selon les exigences de signature électronique de la Commission Européenne ou signature physique si le bailleur l’exige. Plan International Belgique se réserve exclusivement le droit de partager le rapport d’audit final avec les bailleurs de fonds et toute autre instance qu’elle jugerait pertinente.

La facture de l’audit mené sera envoyée à Plan Belgique à la soumission du rapport préliminaire de l’audit.

Tout au long de la préparation et exécution de l’audit, Plan Belgique reste le point focal pour toute communication avec l’auditeur, sauf indication contraire par Plan Belgique. Durant la mission d’audit, il est attendu que Plan Belgique reste en copie de toutes les communications envoyées aux équipes locales (bureaux-pays) de Plan Belgique, même s’il s’agit de communication entre les équipes du bureau de représentation de Plan International dans le pays et les auditeurs partenaires locaux.

10. Sécurité et Intégrité

Lors des missions d’audit financier, l’équipe des auditeurs en charge de mener la mission, devra suivre les consignes de sécurité et de sauvegarde établies par Plan International Belgique et les bureaux-pays partenaires de Plan International. Le soumissionnaire qui sera retenu à l’issu de cette procédure sera tenu de signer son adhésion à la politique Safeguarding mise en place par Plan International ainsi qu’adhérer au Code de Conduite pour les contractants externes à l’Organisation.

11. Conduite éthique et professionnelle

Le soumissionnaire en postulant confirme qu’il :

  • n’est pas impliqué dans la fraude, la corruption, la collusion ou la coercition, le blanchiment d’argent ou financement au terrorisme ;
  • ne se trouve pas dans d’une situation de faillite ou une situation analogue ;
  • n’a pas été reconnu coupable d'un délit affectant leur conduite professionnelle ;
  • ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts dans le cadre du service ;
  • Les auditeurs respectent la législation sociale de leur pays (cotisations de sécurité sociale, respect pour les conditions de travail et l’environnement) ;
  • N’utilise pas le travail des enfants ni l’esclavage moderne.

Le non-respect d’une ou plusieurs obligations de conduite éthique ici énoncées, entrainera la nullité immédiate de l’offre dudit soumissionnaire.

12. Soumission de l’offre

Contenu de l’offre

L’offre sera rédigée en français ou en anglais et doit comporter 03 parties à savoir :

Partie 1 : Les données administratives du soumissionnaire comprenant :

  • Le nom de l'entreprise et du représentant légal
  • L’adresse du siège social
  • Téléphone, et adresse courriel
  • Le statut juridique
  • Le numéro de TVA et/ou le numéro de registre de commerce
  • Les coordonnées bancaires reprenant le nom de la banque, l'adresse et le numéro de compte, les codes IBAN et SWIFT.
  • La Déclaration sur l’honneur du respect et de la conformité aux éléments exposés au point 11.

Partie 2 : Une offre technique comprenant notamment (i) la méthodologie de mise en œuvre proposée, (ii) une liste-références d’audits similaires effectués, ainsi que (iii) le curriculum vitae des auditeurs qui seront à charge des missions d’audit.

Partie 3 : Une offre financière détaillée en EUR et par projet/pays repris au point 4. La proposition financière peut être présentée aussi sous fourme de fourchette de prix. 

Quand soumissionner

L’offre doit être soumise en version digitale au plus tard le vendredi 10 février 2023 à 23h, heure de Bruxelles. Toute offre arrivant après cette échéance ne sera pas considérée. L’offre devra rester valable pendant une durée d’au moins 90 jours à compter de la date d’échéance du présent appel.

Où soumissionner

L’offre doit être soumise à Plan International Belgique par courrier électronique aux adresses emails suivantes: catherine.mores @planinternational.be et isabelle.mapatchinda@planinternational.be avec la référence PLANBE /IPR/AF/GRANT/2023-01

Un accusé de réception sera envoyé au soumissionnaire dans un délai de 72 heures de la soumission pour lui confirmer la réception du dossier de candidature.

Clarifications

Toute demande de clarification ne sera traitée que si elle est adressée à Isabelle Mapa Tchinda à l’adresse  isabelle.mapatchinda@planinternational.be avec en copie Catherine Mores, Catherine.mores@planinternational.be. Les réponses formulées seront partagées avec tous les soumissionnaires le cas échéant. De façon générale et ce, jusqu’à la clôture de l’offre, toutes les communications seront faites par courriel électronique.

13. Critères de sélection

L'évaluation des offres suivra la grille suivante :

Offre technique - 50%

  • Présentation de la méthodologie utilisée - 10%
  • Références et expériences - 40%
    • Expériences d'audit de structures / projets financés par les bailleurs institutionnels suscités - 30%
    • Curriculum vitae des auditeurs qui pourront assurer les missions / partage des responsabilités - 10%

Offre financière - 50%

  • Tarifs par mission d’audit par projet/pays

Une fois les offres reçues et analysées, Plan International Belgique se réserve le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.