Collaborateur/collaboratrice Réception et Administration (NL-FR)

Afin de garantir un accueil efficace et un bon service administratif au sein de l'organisation de Plan International Belgique, nous recrutons un nouveau collègue.

Quelles sont vos tâches?

 

1.  Accueil

  • Assurer un accueil soigné, souriant et professionnel

  • Répondre, transférer et enregistrer les appels de première ligne

2. Traitement du courrier

  • Assurer l'enregistrement et le traitement précis de tout courrier entrant et sortant

3.  Gestion de l'inventaire

  • Suivi des stocks et des commandes pour Plan International Belgique

  • Réapprovisionnement et commande de fournitures de bureau

  • Demande de devis, effectuer des comparaisons systématiques de prix, pour fournitures et autres.

  • Contact avec les fournisseurs.

4. Administration

  • Exécution des tâches administratives générales et autres.

  • Gestion des données : mise à jour des nouvelles données dans notre base de données.

  • Réservation et suivi des voyages pour les collègues concernés.

5. Organisation des réunions

  • Assistance pour l'organisation des réunions (préparation des salles de réunion, commande de sandwiches, etc.), en interne et pour les visiteurs externes : le Conseil d'administration, l'Assemblée générale, partenaires
  • Organisation et/ou soutien d'événements internes (séances d'information, célébrations, etc.)

 

Vous reconnaissez-vous dans ce profil ?

Compétences:

  • Formation en bureautique ou au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire.

  • Bonne connaissance de NL, FR et ENG (bilingue NL-FR est un must)

  • Expérience dans les fonctions d'accueil

  • Connaissance MS Office et CRM

  • Expérience de traduction (NL-FR) de textes et/ou de la rédaction de résumés est un atout

Compétences spécifiques de cette fonction :

  • L’amabilité est une priorité absolue: vous communiquez avec tout le monde avec un sourire sincère.

  • Vous êtes serviable, tant au téléphone qu'à la réception.

  • Votre communication est toujours correcte et soignée, tant à l'écrit qu'à l'oral.

  • Vous pouvez passer d'une tâche à l'autre, vous êtes un mille-pattes sur le plan administratif mais vous ne craignez pas de faire des tâches répétitives.

  • Vous travaillez avec précision sur vos tâches quotidiennes et vous assurez toujours un environnement de travail soigné (réception, salles de réunion, etc.).

  • Vous faites preuve d'engagement et d'initiative (p. ex. achat conscient du prix).

  • Vous êtes intéressé(e) par le travail de Plan International Belgique et vous vous intéressez aux tâches de tous les départements et de vos collègues afin de pouvoir leur offrir un soutien parfait.

 

Qu'est-ce que nous offrons ?

  • Un environnement de travail positif où tous les collègues sont engagés dans la mission de Plan International.

  • Un poste à temps plein (4/5 est négociable)

  • Un contrat à durée indéterminée

  • Remboursement à 100% des frais de déplacement (transports en commun - nous sommes situés à côté de la gare centrale, au cœur de Bruxelles)

  • Chèques-repas

  • Assurance hospitalisation

  • Assurance groupe

 

Vous avez envie de rejoindre une ONG dynamique, professionnelle et en pleine croissance ? Vous souhaitez faire partie de notre organisation et être le visage d'un accueil amical et professionnel chez Plan international Belgique ?

Faites-nous part de votre intérêt et envoyez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 23/05/2019  à l’adresse job@planinternational.be avec référence “ Réception-Admin 2019.”.