Plan International Belgique travaille depuis plus que 35 ans à la création d'un monde équitable et sûr pour tous les enfants. Tous les enfants, garçons et filles, ont le droit de jouir d’une éducation de qualité et d’opportunités de développement personnel. Cependant, à travers le monde, les filles sont encore trop souvent défavorisées, discriminées, parfois même maltraitées.

Plan International Belgique fait partie d'une fédération internationale ambitieuse qui a des projets dans près de 80 pays (dont la Belgique), dans le monde entier. Nos projets génèrent un impact en influençant les politiques, en sensibilisant et en réalisant des projets avec et pour les enfants et les jeunes.

Plan International Belgique est une organisation en pleine croissance. Au cours des cinq dernières années, nos revenus ont augmenté de 14 à 20 millions et nous sommes passés de 40 à environ 60 collègues très engagé.e.s.

Afin de réaliser ses grandes ambitions et concrétiser sa mission en faveur des enfants, Plan International Belgique cherche un.e Executive Assistant pour la Directrice Nationale (f/h/x) enthousiaste et compétent.e.

 

Votre rôle en tant que executive Assistant

Pour ce poste varié, nous recherchons un.e Excecutive Assistant dynamique, enthousiaste et expert.e dans l'organisation des emplois du temps et la gestion des priorités des tâches. Vous assistez la Directrice Nationale dans ses tâches administratives quotidiennes et dans la gestion et le suivi de dossiers (internationaux). Vous contribuez à la communication efficace et professionnelle de Plan International. Indirectement, vous apportez également un support au bon fonctionnement de l'équipe de direction (6 personnes). 

Vous êtes intéressé.e par notre mission et vous voulez acquérir une compréhension approfondie de nos processus et de nos besoins pour savoir comment vous pouvez faire la différence dans votre rôle d’Executive Assistant.

Vous êtes en mesure de distinguer les priorités au niveau stratégique, organisationnel et opérationnel. Avec votre vue à 360°, vous remettez en question vos tâches de façon proactive afin d’apporter des améliorations, vous anticipez les missions, vous faites le suivi selon la priorité des tâches et des dossiers. Vous proposez des solutions professionnelles adéquates selon les situations que vous rencontrez. Votre approche rigoureuse vous permet de combiner vos différentes responsabilités et de fournir également un travail précis dans les délais impartis.

Vous aimez travailler dans une organisation internationale professionnelle et ambitieuse, avec des personnes et des cultures différentes. En tant qu'Executive Assistant pour la Directrice Nationale, vous êtes également l'un de nos points de contact et donc aussi le visage de notre organisation au sein de la fédération internationale et dans le monde des ONG. Au sein de l'organisation belge, vous avez un rôle transversal.

 

Tâches et responsabilités quotidiennes de l’Executive Assistant

  • Organiser et planifier les tâches quotidiennes et l'agenda de la Directrice Nationale, tant au niveau national qu'international

  • Planification et préparation des dossiers, collecte de toutes les informations nécessaires avant les prises de décisions Organiser et archiver les documents pour la Directrice Nationale

  • Fixer les priorités (de manière proactive, sur une base autonome), suivre et documenter leur mise en œuvre

  • Traitement des communications non prioritaires au nom de la Directrice Nationale

  • Planification, préparation pratique et administrative des réunions, par exemple pour l'assemblée générale (AG), le conseil d'administration (CA), l'équipe de direction, tant au niveau national qu'international au sein de la fédération Plan International.

  • Rédiger les procès-verbaux de ces réunions et ensuite soutenir la Directrice Nationale et l'équipe de direction à assurer le suivi des points d'action

  • Retranscrire la communication interne générale de la Directrice Nationale et de l'équipe de direction adressée aux collègues de l'organisation.

  • Collecter, coordonner et assurer la circulation des informations entre et vers les différents départements à la demande de la Directrice Nationale.

  • Organiser et participer à des activités extérieures (réunions, séminaires, conférences, événements, ...)

  • Soutien et suivi de diverses tâches générales au sein de l'organisation

 

Votre profil

Connaissances, expériences et talents

  • Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire

  • Vous avez une très bonne maîtrise des langues NL/FR/ENG, tant à l'oral qu'à l'écrit

  • Vous avez une excellente connaissance de MS Office

  • Vous avez une solide expérience dans la rédaction de procès-verbaux, des rapports et de leur suivi

  • Vous acquérez rapidement une bonne vision des priorités et organisez votre travail en conséquence

  • Vous êtes habile en communication, vous êtes sociable et vous adaptez votre style selon les différentes situations

  • Vous respectez les informations confidentielles et les traitez avec la plus grande discrétion

  • Vous êtes bien organisé.e, méthodique et précis.e. De plus, vous inspirez une dynamique d’organisation auprès de vos collègues.

  • Vous avez une attitude positive et vous êtes proactif.ve, vous assumez les tâches rapidement et vous prenez les décisions nécessaires dans le cadre de votre mandat

  • Vous restez serein.e lorsque vous combinez plusieurs tâches à la fois.

 

Notre offre

  • Un environnement de travail enrichissant dans un contexte belge et international, au sein d’une ONG internationale et ambitieuse

  • L'occasion de faire une différence pour les enfants et les jeunes dans nos pays partenaires et en Belgique

  • Une possibilité de vous développer professionnellement avec des collègues compétent.e.es, motivé.e.s et socialement engagé.e.s.

  • Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée

  • Une rémunération compétitive dans le secteur des ONG, complétée par des avantages extra-légaux (assurance de groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas, gratuité des transports publics).

Plan International Belgique est situé au cœur de Bruxelles, juste à côté de la gare de Bruxelles-Central.

 

Interessé.e?

Nous serons ravi.e.s de recevoir votre CV et lettre de motivation !

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à job@planinternational.be avec la référence "Executive Assistant ND" au plus tard le 1er novembre 2020.

Dans le cadre de notre politique de protection et de sauvegarde de l'enfance, nous demandons à chaque employé de nous soumettre un extrait de casier judiciaire (modèle 2)