Vous voulez travailler dans une ONG, en particulier Plan International, car nous nous engageons en faveur des droits de l'enfant et de l'égalité des chances pour les filles et les garçons ? Être multitâche vous donne de l'énergie ? Voulez-vous exercer une fonction de soutien où vous faites la différence dans divers domaines ?

Alors vous pourriez être notre nouveau.elle collègue !

En tant qu’ Office & Management Assistant & Receptionist,  vous aurez un travail varié et jouerez un rôle important dans le bon fonctionnement de notre organisation. Pour cela, vous travaillerez au bureau à plein temps.

En tant qu’Office Assistant, vous veillerez à ce que le lieu de travail soit un lieu agréable, où les fournitures sont réapprovisionnées.

En tant que Management Assistant, vous êtes chargé.e de diverses tâches administratives visant à soutenir la direction, telles que la rédaction de procès-verbaux, l'organisation de réunions et le suivi des points d'action, le suivi des contrats avec les prestataires de services et les fournisseurs.

En tant que Receptionist, vous êtes le visage et la voix de Plan et vous assurez un accueil chaleureux à nos visiteurs, vous traitez le courrier, répondez aux appels entrants et gérez notre boite mail générale. Un aspect important est le soutien administratif et téléphonique de notre département Donor Relations, qui est le premier point de contact pour nos donateurs, nos Parrains et nos Marraines Plan.

En bref, vous êtes une personne qui tire son énergie dans la diversité des tâches et qui souhaite jouer un rôle pivot de soutien. Vous veillez à ce que chacun.e sache quand vous contacter et quand ne pas le faire. Vous êtes attaché.e à des valeurs et vous vous sentez à l'aise dans un environnement de travail multiculturel.

Fonction

Vos tâches, en résumé :

  • Soutien de première ligne à l’équipe Donors Relations: répondre aux questions des donateurs par téléphone et par email ; traiter le courrier de Plan ; enregistrer les nouveaux donateurs dans notre système CRM et d'autres bases de données ;
  • Réception : accueil chaleureux des visiteurs, traitement et/ou transfert des appels téléphoniques entrants, gestion de la boite mail générale, autres tâches administratives ;
  • Environnement de travail : organisation de petites réparations, maintien de l'ordre de la réception et de l'espace de bureaux ; point de contact pour : l'équipe de nettoyage, le propriétaire, l'entretien de la climatisation, de la machine à eau, de la machine à café, etc. ; point de contact pour d'autres rapports ou commandes concernant le bâtiment, y compris en étroite collaboration avec le conseiller en prévention interne et les RH ;
  • Courrier : affranchissement, gestion de la machine à affranchir (en collaboration avec la comptabilité), envoi du courrier, contact avec les services de courrier, réception des commandes ;
  • Fournitures de bureau au sens large : tenue du stock et réapprovisionnement en temps voulu, demande des besoins de fournitures au personnel (bureau, cuisine, etc.) ;
  • Maintenir les salles de réunion en ordre et les préparer pour les réunions importantes avec des parties externes ;
  • Soutenir l'équipe de direction : tâches administratives telles que la rédaction de procès-verbaux (conseil d'administration, réunions de direction, séances d'informations), suivi actif des points d'action ; envoi de documents avant les réunions, suivi des contrats et des renouvellements avec les parties externes, gestion interne de l'entreprise, soutien à l'élaboration des rapports trimestriels/annuels.

À propos de Plan International Belgique

Plan International Belgique travaille depuis plus que 35 ans à la création d'un monde équitable et sûr pour tous les enfants. Tous les enfants, garçons et filles, ont le droit de jouir d’une éducation de qualité et d’opportunités de développement personnel. Cependant, à travers le monde, les filles sont encore trop souvent défavorisées, discriminées, parfois même maltraitées.

Plan International Belgique fait partie d'une fédération internationale ambitieuse qui a des projets dans près de 80 pays (dont la Belgique), dans le monde entier. Nos projets génèrent un impact en influençant les politiques, en sensibilisant et en réalisant des projets avec et pour les enfants et les jeunes.

Plan International Belgique est une organisation en pleine croissance. Au cours des cinq dernières années, nos revenus ont augmenté de 14 à 20 millions et nous sommes passés de 40 à environ 65 collègues très engagé.e.s.

Profil

Expérience

  • Deux ans d'expérience dans un poste similaire où une bonne compréhension d’une organisation et du fonctionnement était importante, où vous interagissiez avec diverses personnes et deviez combiner une variété de tâches.
  • Une formation en bureautique et gestion, secrétariat et utilisation des langues est un plus.

Talents, attitude

  • Volonté de travailler à temps plein au bureau (pour la réception, le courrier,...)
  • Sourire sur le visage qui transparaît dans la voix, personnalité joyeuse.
  • Intérêt pour les gens, accueillant.e, orienté "client",  reconnaît les visiteurs qui sont déjà venus par le passé,
  • Envie d'apprendre à connaître Plan International et notre fonctionnement, de comprendre qui fait quoi et à qui s’adresser pour chaque situation.
  • Multitâche : mélanger les tâches administratives et l'action, mettre la main à la pâte, vous êtes un.e touche-à-tout
  • Administration, travail précis, peut faire face à un travail répétitif
  • Capacité à rédiger, à structurer des comptes rendus, à faire des résumés.
  • Traiter les informations de manière confidentielle et avec discrétion
  • Bonne connaissance de MS Office (Word-Excel-Powerpoint)
  • Très bonne maîtrise du Néerlandais (C1, C2) avec une bonne connaissance du français et de l'anglais

Autres compétences

  • Proactif.ve et orienté.e solutions
  • Capacité à travailler de manière indépendante au sein d'une équipe
  • Très bonne organisation, planification
  • Bonne capacité de contact
  • La mentalité numérique
  • Orienté vers les résultats
  • Flexibilité
  • Intérêt marqué pour les droits des enfants, les droits des filles et les questions de genre.
  • Comportement conforme aux valeurs fondamentales de Plan International Belgique

Notre offre 

  • Un environnement de travail enrichissant dans un contexte belge et international, au sein d’une ONG internationale et ambitieuse
  • L'occasion de faire une différence pour les enfants et les jeunes dans nos pays partenaires et en Belgique
  • Une possibilité de vous développer professionnellement avec des collègues compétent.e.s, motivé.e.s et socialement engagé.e.s.
  • Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée
  • Une rémunération compétitive dans le secteur des ONG, complétée par des avantages extra-légaux (assurance de groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas, gratuité des transports publics (trajet domicile-lieu de travail))

Plan International Belgique est situé au cœur de Bruxelles, juste à côté de la gare de Bruxelles-Central.

Interessé.e?

Nous serons ravi.e.s de recevoir votre CV et lettre de motivation !

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à job@planinternational.be avec la référence Office managament assistant-receptionist au plus tard le 30 novembre 2022.

Safeguarding Children and Young People

Dans le cadre du ‘Safeguarding Children and Young People’, nous demandons à chaque employé.e de nous soumettre un extrait de casier judiciaire (modèle 2).

L'égalité des chances est très importante pour Plan International ! Nous vous sélectionnons donc sur base de vos qualités et compétences, indépendamment de votre âge, de votre origine, de votre sexe, de votre identité sexuelle, de votre religion ou d'autres critères sans rapport avec le poste.