Plan International België werkt al meer dan 35 jaar aan een wereld die rechtvaardig en veilig is voor alle kinderen. Alle kinderen hebben recht op onderwijs en kansen. Die rechtvaardigheid begint bij dezelfde kansen voor meisjes en jongens. Meisjes worden nog te vaak achtergesteld en gediscrimineerd, soms zelfs bedreigd en mishandeld.

Plan International België maakt deel uit van een ambitieuze internationale federatie met projecten in bijna 80 landen (waaronder ook België). Met onze projecten genereren we impact, via beleidsbeïnvloeding, sensibilisering en projecten met en voor kinderen en jongeren wereldwijd.

Plan International België is een sterk groeiende organisatie. Tijdens de laatste 5 jaar steeg ons inkomen van 14 miljoen naar 20 miljoen en groeiden we van 40 naar zo’n 60 zeer gedreven collega’s.

Om de straffe ambities van Plan International België nog sterker te vertalen naar een betere toekomst voor kinderen en jongeren, zijn we op zoek naar een enthousiaste en vaardige Executive Assistant voor de Nationale Directeur (m/v/x).

 

Jouw rol als executive Assistant

Voor deze afwisselende functie zoeken wij een enthousiaste aanpakker die sterk is in het organiseren en beheren van werk en agenda’s. Je ondersteunt de Nationale Directeur in haar dagelijkse administratieve taken, in het beheren en opvolgen van specifieke (internationale) dossiers en bij een professionele en efficiënte communicatie van Plan International België. Indirect bied je zo ook ondersteuning voor het goed functioneren van het Management Team (6 personen).  

Je bent geïnteresseerd in onze missie en verwerft een sterk inzicht in de processen en noden om goed te begrijpen waar jij, in de functie van Executive Assistant het verschil kan maken. Je onderscheidt prioriteiten op strategisch, organisatorisch en operationeel niveau. Met je helikopterview denk je actief mee, anticipeer je op opdrachten, volg je de urgentie van taken en dossiers op en doe je pro-actief voorstellen. Door jouw rigoureuze aanpak combineer je verschillende verantwoordelijkheden en kan je ook onder tijdsdruk secuur werk afleveren.

Je werkt graag in een professionele en ambitieuze internationale organisatie en met verschillende mensen en culturen. Als Executive Assistant voor de Nationale Directeur ben je bovendien één van onze aanspreekpunten en dus mede het gezicht van onze organisatie binnen de internationale federatie en de ngo wereld. Binnen de Belgische organisatie heb je als Executive Assistant een transversale rol.

 

Dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van de Executive Assistant

  • Organiseren en plannen van de dagelijkse taken en agenda van de Nationale Directeur, zowel op nationaal als op internationaal vlak

  • Plannen en voorbereiden van dossiers, verzamelen van alle noodzakelijke informatie, voorafgaand aan te nemen  beslissingen

  • Organiseren en archiveren van documenten voor de Nationale Directeur

  • Prioriteiten inplannen (proactief, op zelfstandige basis) en de uitvoering ervan opvolgen en documenteren

  • Afhandelen van niet prioritaire communicatie in naam van de Nationale Directeur

  • Plannen, praktisch en administratief voorbereiden van vergaderingen, bijv. voor de Algemene Vergadering (AV), Raad van Bestuur (RvB), Management Team, en dit zowel op nationaal als internationaal niveau binnen de Plan International federatie.

  • Notuleren tijdens deze vergaderingen en vervolgens de Nationale Directeur en het Management Team ondersteunen in de opvolging van de actiepunten

  • Ondersteunen (niet inhoudelijk) van de algemene interne communicatie van de Nationale Directeur en het Management team naar de collega’s binnen de organisatie

  • Ophalen, coördineren en instaan voor de doorstroom van informatie tussen en naar de verschillende departementen op vraag van de Nationale Directeur

  • Organiseren en deelnemen aan externe activiteiten (bijeenkomsten, seminaries, conferenties, evenementen, …)

  • Ondersteunen en opvolgen van diverse overkoepelende taken binnen de organisatie

 

Jouw profiel

Kennis, ervaring en talenten

  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie

  • Je beheerst de talen NL/FR/ENG zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk

  • Je beschikt over uitstekende kennis van MS Office

  • Je hebt ruime ervaring in het nemen van notulen en opstellen en opvolgen van verslagen

  • Je verwerft snel inzicht in prioriteiten en organiseert het werk overeenkomstig

  • Je bent communicatief sterk en sociaalvaardig en past je stijl aan in verschillende situaties

  • Je respecteert vertrouwelijke informatie en behandelt die met de grootste discretie

  • Je bent goed georganiseerd, methodisch en nauwkeurig en bent in staat deze werkwijzen op breder vlak te implementeren

  • Je bent positief ingesteld en proactief, handelt snel taken af en neemt de noodzakelijke beslissingen binnen je mandaat

  • Je houdt het hoofd koel als je diverse taken moet combineren

 

Wat bieden we jou?

  • Een zeer boeiende werkomgeving binnen zowel een Belgische als internationale context bij een vooraanstaande internationale NGO

  • De kans een verschil te maken voor kinderen en jongeren in onze partnerlanden en in België

  • Ruimte voor persoonlijke professionele ontwikkeling, samen met competente, gedreven en maatschappelijk geëngageerde collega’s

  • Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

  • Een competitieve verloning aangevuld met extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer)

Plan International België is gelegen in hartje Brussel, vlak naast het station Brussel-Centraal.

 

Geïnteresseerd?

Dan horen we graag van je! Zend je CV en motivatiebrief naar job@planinternational.be met als referentie “Executive Assistant ND” ten laatste op  1 november 2020.

In het kader van onze Child Protection & Safeguarding policy vragen wij aan elke werknemer om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen (model 2)