Over Plan International België

Plan International België werkt al meer dan 35 jaar aan een wereld die rechtvaardig en veilig is voor alle kinderen. Ieder kind heeft recht op onderwijs en moet de kans krijgen zich te ontwikkelen. Deze roep om rechtvaardigheid begint bij dezelfde kansen voor meisjes en jongens. Meisjes worden nog te vaak achtergesteld en gediscrimineerd, soms zelfs bedreigd en mishandeld.

Plan International België maakt deel uit van een ambitieuze internationale federatie met projecten in bijna 80 landen (waaronder België). Met onze projecten genereren we impact, via beleidsbeïnvloeding, sensibilisering en projecten met en voor kinderen en jongeren.

Plan International België is een sterk groeiende organisatie. Tijdens de laatste 5 jaar steeg ons inkomen van 14 miljoen naar 20 miljoen en groeiden we van 40 naar meer dan 65 zeer gedreven collega’s.

Functie

De Finance & Reporting Head of Unit is verantwoordelijk voor de boekhouding en alle financiële rapportering binnen Plan International België zowel intern als extern, in overeenstemming met de geldende regelgeving en interne rapportageregels.

De Finance & Reporting Head of Unit:

  • Staat garant voor een goed boekhoudkundig en budgettair beheer van de organisatie.
  • Is het aanspreekpunt voor boekhoudkundige en budgettaire aangelegenheden.
  • Coördineert en superviseert de financiële verrichtingen en andere taken die door het financieel personeel worden uitgevoerd.
  • Legt bijzondere nadruk op de nauwkeurigheid en transparantie van boekhouding en rapportage.
  • Deelt de financiële resultaten van de organisatie regelmatig en tijdig mee. Identificeert en verklaart, in nauwe samenwerking met ‘operations’, afwijkingen van het budget.
  • Houdt toezicht op financiële audits en andere controles.
  • Identificeert verbeteringen in de financiële processen om het werk van de unit of de interactie van de unit met de rest van de organisatie te ondersteunen.

Verzekeren dat de boekhouding nauwgezet en correct wordt bijgehouden en dat de rapportering correct is en tijdig wordt ingediend.

  • Toezien op en coördineren van de financiële verrichtingen van de medewerkers van de financial unit. Met name ervoor zorgen dat de crediteuren-, debiteuren- en intercompany-rekeningen op elkaar worden afgestemd en bijgewerkt en dat bankreconciliaties nauwgezet worden uitgevoerd. Het opvolgen van operationele taken die door medewerkers worden verricht (bv. bij afwezigheid)
  • Complexe boekhoudkundige dossiers behandelen. Zo nodig externe deskundigen raadplegen (auditeurs, boekhoudkantoor)
  • Analyseren en interpreteren van financiële gegevens en formuleren van voorstellen voor verbetering
  • Beheren en optimaliseren van onze kasposities
  • Coördineren van de maandelijkse boekhoudkundige afsluiting en indienen van de maandelijkse financiële verslaglegging bij Global Hub
  • De resultaten voorleggen aan het MT en afwijkingen in het budget verklaren
  • De jaarlijkse afsluiting met de unit beheren en zorgen voor het vlotte verloop van de controle door de externe auditeurs
  • Voorstellen doen voor verbeteringen in het financiële en boekhoudkundige beheer en de processen met betrekking tot de unit of de interacties met de rest van de organisatie. Beheer van eventuele daaruit voortvloeiende projecten
  • Op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de regelgeving op het gebied van financiën, rapportering, audits, belastingen met betrekking tot ons werkterrein
  • Ervoor zorgen dat onze BTW-aangiften correct zijn en op tijd worden ingediend

Actief deelnemen aan de opmaak van de begroting en instaan voor de follow-up ervan

  • Ondersteunen bij het opstellen van het jaarlijkse budget
  • Verantwoordelijkheid dragen voor de maandelijkse budgetopvolging
  • Opstellen van maandelijkse dashboards voor de financiële monitoring van activiteiten en licht afwijkingen op het budget toe
  • Met de hulp van de Data analyst en het externe boekhoudkantoor, de dashboards automatiseren

Aansturen van de Unit Finance & Reporting

  • Coachen en motiveren van de leden van de Finance & Reporting Unit
  • Voeren van performance management review gesprekken, face-to-face gesprekken, functioneringsgesprekken, teamvergaderingen
  • Coördineren van de introductie en opleiding van nieuwe collega's in de eenheid
  • Plannen, goedkeuren van verlof en organisatie van aflossing in geval van afwezigheid
  • Optimaliseren van de taakverdeling
  • Coördineren en optimaliseren van de samenhang tussen taken en te leveren prestaties
  • Ondersteunen van collega's in de afdeling om de Finance & Organisation doelstellingen te bereiken

Het contactpunt zijn voor de Unit Finance & Reporting

  • Nauw samenwerken met de cluster Program Finance & Compliance en met de cluster Data & Systems
  • Het contactpunt zijn voor vragen rond boekhouding en budgetopvolging

Beheer op het gebied van administratie en regelgeving

  • Actualiseren en consolideren van de financiële en boekhoudkundige procedures en ervoor zorgen dat deze worden gecommuniceerd, mede rekening houdend met de nieuwe boekhoudsoftware
  • Ervoor zorgen dat bankmandaten up-to-date zijn
  • Beheren van het gebruik van BNO VISA-kaarten
  • Betalingen valideren in Isabel en Stone X
  • Ervoor zorgen dat onze verzekeringscontracten en dienstverleningscontracten met betrekking tot algemene kosten up-to-date en in overeenstemming met de marktprijzen zijn
  • Met de steun van de externe advocaat zorgen voor de bijwerking van de publicaties in het Belgisch Staatsblad

Profiel

Niveau van opleiding/ervaring/expertise:

  • Diploma in boekhouding en administratie, Master in economie en/of financiën of gelijkwaardig door ervaring
  • Minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkwaardige functie
  • Grondige kennis op het gebied van boekhouding, financieel en budgettair beheer, idealiter in de context van een non-profitorganisatie die subsidies ontvangt
  • Kennis van MS Office (met name Excel en Power BI) en boekhoudsoftware (bij voorkeur Business Central)
  • Talenkennis: Nl/Fr/Eng

Functiespecifieke vaardigheden:

  • Het hebben van een analytische geest
  • Informatie kunnen integreren
  • Rigoureus en in staat tot synthese
  • Leidinggeven aan een team en ernaar streven collega's te ontwikkelen
  • Een "dienstverlenende" ingesteldheid, goede communicatieve vaardigheden hebben en kunnen luisteren naar collega's
  • Georganiseerd en prioriteiten kunnen stellen, deadlines respecteren
  • Betrokken zijn bij de organisatie en inzicht hebben in de activiteiten van de organisatie. De link kunnen leggen tussen cijfers en de activiteiten van de organisatie
  • Het tonen van een digitale mindset

Houding:

  • Kennen van en geven om je teamleden en hun samenwerking (teamgeest) binnen de eenheid.
  • Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden, waaronder actief luisteren
  • Een positieve, constructieve en motiverende houding
  • Een professionele aanpak, "het goede voorbeeld geven"
  • Resultaatgerichtheid
  • Een 'growht' & 'can do' houding
  • Natuurlijk vermogen om contacten te leggen en voortdurend samen te werken met andere eenheden, departementen en andere stakeholders

Vaardigheden, talenten en bewezen ervaring op de volgende gebieden:

  • Sterke vaardigheden op het gebied van "people management door coaching".
  • Sterke organisatorische en coördinatievaardigheden
  • Snel inzicht in prioriteitsstelling
  • Sterke communicatieve vaardigheden: het uitleggen van het waarom en hoe van bepaalde keuzes
  • Multi-tasking en tegelijkertijd keuzes maken (time management voor eigen taken)
  • Vermogen om projecten van hoge kwaliteit en efficiënt af te leveren
  • Vermogen om op strategisch niveau te werken in nauwe samenwerking met andere afdelingen
  • Veerkracht en het vermogen om onder druk te werken, het vermogen om momenten van hoge druk te relativeren.

Ons aanbod

  • Een boeiende werkomgeving in een Belgische en internationale context, bij een internationale en ambitieuze NGO
  • De kans om een verschil te maken voor kinderen en jongeren in onze partnerlanden en in België
  • De kans om zich professioneel te ontwikkelen met competente, gemotiveerde en sociaal geëngageerde collega's
  • Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Een competitieve bezoldiging in de NGO-sector, aangevuld met extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer (woon-werkverkeer))

Plan International België is gelegen in het hart van Brussel, vlak naast het treinstation Brussel-Centraal.

Geïnteresseerd?

Dan horen we graag van u! Zend uw CV en motivatiebrief naar job@planinternational.be met als referentie “F&R Head of unit” ten laatste op 12 augustus 2022.

In het kader van onze Child Protection & Safeguarding policy vragen wij aan elke werknemer om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen (model 2)