Je bent hét aanspreekpunt voor je collega's op het vlak van allerhande HR-vragen en advies, zoals over thematisch verlof, opleidingsmogelijkheden, ons employéé selfservice-systeem, hun persoonlijk dossier.

Op administratief vlak ondersteun je je collega die instaat voor de loonadministratie door alle personeelsdossiers nauwkeurig up-to-date te houden. Je staat zelfstandig, van A tot Z in voor de rekrutering van nieuw talent, waarna je ook de onboarding van onze nieuwe collega's op je neemt.

Ook welzijn van ons personeel staat hoog op je agenda, waar jij eveneens actief aan bijdraagt.

Heb jij een grote interesse om actief bij te dragen aan het verhogen van geluk op de werkvloer? Wil jij een vertrouwd en vast HR-aanspreekpunt zijn? Ben jij heel goed in multitasking, administratie en organiseren? Ben jij een krak in het vinden van nieuw talent?

En: heb je veel zin om voor een internationale en professionele NGO te werken, met zo'n 65 enthousiaste en gedreven collega's, in een meertalige werkomgeving?

Dan ben jij wellicht onze nieuwe HR Business Partner!

Over Plan International België

Plan International België werkt al meer dan 35 jaar aan een wereld die rechtvaardig en veilig is voor alle kinderen. Ieder kind heeft recht op onderwijs en moet de kans krijgen zich te ontwikkelen. Deze roep om rechtvaardigheid begint bij dezelfde kansen voor meisjes en jongens. Meisjes worden nog te vaak achtergesteld en gediscrimineerd, soms zelfs bedreigd en mishandeld.

Plan International België maakt deel uit van een ambitieuze internationale federatie met projecten in bijna 80 landen (waaronder België). Met onze projecten genereren we impact, via beleidsbeïnvloeding, sensibilisering en projecten met en voor kinderen en jongeren.

Plan International België is een sterk groeiende organisatie. Tijdens de laatste 5 jaar steeg ons inkomen van 14 miljoen naar 20 miljoen en groeiden we van 40 naar meer dan 65 zeer gedreven collega’s.

Functie

Jouw taken:

Personeelsadministratie & aanspreekpunt voor personeel

  • Eerste aanspreekpunt en advies voor HR-gerelateerde vragen van ons personeel zoals vragen rond mogelijkheden tot thematisch verlof, wettelijk verlof, ziekte, aansluiting bij verzekeringen, extralegale voorwaarden, andere individuele vragen.
  • Verantwoordelijkheid voor het volledig up to date houden van alle personeelsdossiers, van instroom tot en met uitstroom: opmaak en versturen arbeidscontracten, aansluiting bij verzekeringen, administratie openbaar vervoer, bijwerken van individuele wijzigingen, aangifte arbeidsongevallen, opvolgen administratie rond thematische verloven, educatief verlof, enz.
  • Nauw samenwerken met de collega die instaat voor de salarisadministratie en instaan voor informatiedoorstroom m.b.t. aspecten die effect hebben op de salarisadministratie zoals: wijzigingen in arbeidsregimes, afwezigheden, extralegale voordelen, aansluiting verzekeringen, wijzigingen in persoonlijk statuut of gegevens van medewerkers, collega’s van andere entiteiten, instroom en uitstroom personeel.
  • Beheer van het tijdsregistratiesysteem in al zijn facetten: nieuwe accounts aanmaken, opleiding geven aan nieuwe collega’s, ondersteuning bij vragen om wijziging, opvolgen van ingaven van prestaties, verlof, ziekte, telewerk.
  • Rapporteren aan de boekhouding, directie, FOD, enz, m.b.t. bijv., personeelsaantallen, verplichte enquêtes van FOD, rapportering aan de FOD, facturen, enz.

Werving en selectie van nieuw talent

  • Functiebeschrijvingen en vacatures opstellen in samenspraak met de ‘hiring manager’
  • Vacatures via de rekruteringskanalen delen en deze opvolgen
  • Eerste contactpersoon interim-bureaus
  • Analyse CV’s en motivatiebrieven en een eerste advies geven over de kandidaten
  • Planning en organisatie van sollicitatiegesprekken, assessment centers, opvolging niet weerhouden kandidaten
  • Actieve deelname aan sollicitatiegesprekken
  • Opvolging van spontane sollicitaties, stage-aanvragen
  • Employer branding verder vormgeven

Onboarding en uitstroom

  • Onboarding van nieuwe collega’s: organiseren van volledige inductie en het verwelkomen nieuwe collega’s in samenwerking met ‘hiring manager’
  • Welkomsbrochure up to date houden
  • Buddy Programma uitvoeren
  • Exitinterviews organiseren en houden bij vertrek collega’s, begeleiding uitstroom en positieve afsluiting ‘laatste dag bij Plan’, administratieve opvolging (sociale documenten, afsluiten van het dossier)
  • Rapportage van in- en uitstroom personeel

Welzijn op het werk

  • Actief lid van de well-being werkgroep
  • Initiatieven ontwikkelen en implementeren ter verbetering van personeelswelzijn op het werk, zowel psychosociaal als m.b.t. bijv. kantooromgeving
  • Ondersteuning geven aan uitvoer adviezen van de interne preventieadviseur
  • Eerste contactpersoon voor de externe preventie-adviseur, arbeidsgeneesheer,…
  • Organisatie van en ondersteuning aan bijv. teambuildings en fun-activiteiten
  • Initiatieven ontwikkelen en ondersteuning geven voor versterken van positieve en open, waardengedreven organisatiecultuur
  • Initiatieven ontwikkelen en ondersteuning geven voor verhoogde personeelsbetrokkenheid en retentie

Talent-ontwikkeling

  • Uitbouw van het opleidingsaanbod
  • Eerste contactpersoon voor externe trainers
  • Planning en organisatie opleidingen
  • Opvolging van Learning & Development procedure en administratie (bijv. voor sociale balans)
  • Organisatie en opvolging van jaarlijkse evaluatiegesprekken en functioneringsgesprekken
  • Ondersteuning bij toepassing functieclassificatiesysteem

Interne communicatie over HR-zaken

  • Interne communicatie schrijven en versturen m.b.t. het personeel en HR, bijvoorbeeld aankondiging van nieuwe collega’s, bijzondere gebeurtenissen, veranderingen in HR-procedures, planning van de jaarlijkse evaluatiegesprekken, opleidingsaanbod, welzijn op het werk
  • Organigram actualiseren
  • Tijdig interne communicatie schrijven en versturen m.b.t. wettelijk verplichte mededelingen en informatie via daarvoor bedoelde kanalen

Procedures, wetgeving en HR-beleid

  • Instaan voor correcte toepassing van HR-procedures en het arbeidsreglement
  • Meewerken aan het vormgeven van diverse nieuwe HR-procedures, actueel houden van de bestaande procedures
  • Ondersteuning bieden bij de organisatie van de sociale verkiezingen
  • Diverse opzoekingen m.b.t. sociaal en arbeidsrecht en deze toepassen binnen de werkzaamheden, adviseren van collega’s, up-to-date houden van procedures

Profiel

Kennis en expertise

  • Minimum 2 jaar ervaring in een HR Officer of HR Business Partner functie
  • Minimum 2 jaar ervaring met werving & selectie van diverse profielen: schrijven vacatures, plannen en houden van sollicitatiegesprekken, opvolging kandidaten op autonome wijze
  • Goed begrip en ervaring met wettelijke verplichtingen m.b.t. personeelsdossiers, kennis van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, welzijnswetgeving,… en hun impact op het personeel en de organisatie, vanuit de adviserende rol in deze functie
  • Goed begrip van aspecten salarisadministratie en samenwerking met een sociaal secretariaat, vanuit de ondersteunende rol in deze functie
  • Goed begrip van, en ervaring met verhogen van personeelsbetrokkenheid, retentie van personeel, well-being op het werk
  • Goed begrip van, en ervaring met talentontwikkeling, opleidingsaanbod, evaluaties
  • Zeer goede tweetaligheid Nederlands-Frans, goede kennis van Engels

Attitude en talenten

  • Open en empathische persoonlijkheid als aanspreekpunt voor het personeel
  • Vertrouwelijk met informatie omgaan en een zeer discrete aanpak
  • Goede communicatieve vaardigheden: actief luisteren, advies geven, nieuwe initiatieven delen, goed kunnen schrijven, stijl kunnen aanpassen aan verschillende gesprekspartners en situaties
  • Snel inzicht kunnen en willen verwerven in de opbouw van de organisatie, specifieke functies en noden m.b.t. rekrutering en talentontwikkeling
  • Beschikken over een analytische geest, (pro)actief oplossingsgericht denken
  • Prioriteiten stellen, structuur aanbrengen en kunnen multi-tasken
  • Initiatief nemen voor verbeteringen, nieuwe plannen vormgeven en implementeren, collega’s enthousiasmeren
  • Professionele relaties opbouwen met externe partners zoals interimkantoren, externe preventiedienst, opleidingspartners, dienstverleners extralegale voorwaarden, sociaal secretariaat
  • Teamspeler en tegelijk zelfstandig goed kunnen functioneren
  • Sterke interesse voor HR, mensen en een positieve bedrijfscultuur
  • Sterke interesse voor activiteiten van Plan International

Ons aanbod

  • Een zeer boeiende en aangename werkomgeving in een Belgische en internationale context, binnen een gerenommeerde internationale NGO.
  • De kans om een positieve bijdrage te leveren aan kinderen en jongeren in onze partnerlanden en in België.
  • Een ruimte voor persoonlijke professionele ontwikkeling, met competente, gemotiveerde en maatschappelijk betrokken collega's.
  • Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, 100% vergoeding woon-werkverkeer, telewerkvergoeding)
  • De mogelijkheid tot gedeeltelijk telewerken

Plan International is gelegen in het hartje van Brussel, naast het Centraal Station.

Geïnteresseerd?

Is dit de job van je dromen? Aarzel niet en stuur uiterlijk op 11 maart 2023 je CV en motivatiebrief naar job@planinternational.be met referentie HR Business Partner.

Als onderdeel van ons beleid inzake de bescherming van kinderen en jongeren, vragen wij aan elke werknemer om een uittreksel uit het strafregister aan ons voor te leggen (model 2).

Voor Plan International zijn gelijke kansen heel belangrijk! We selecteren jou daarom op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je leeftijd, afkomst, geslacht, seksuele identiteit, religie of andere criteria die geen verband houden met de functie.

Voor meer informatie over onze organisatie: https://www.planinternational.be/nl