Medewerk(st)er Onthaal en Administratie (NL-FR)

Ten einde een efficiënt onthaal en een goede administratieve dienst te garanderen binnen de organisatie van Plan International België werven wij een nieuwe collega aan.

Wat houden je taken in?

Onthaal

  • Instaan  voor een verzorgd, vriendelijk en professioneel onthaal

  • Eerste lijn telefonische oproepen beantwoorden, doorverbinden en registreren

Postverwerking

  • Instaan voor het accuraat registreren en verwerken van alle inkomende en uitgaande post

Voorraadbeheer

  • Opvolgen van voorraad en bestellingen voor Plan België

  • Aanvullen en bestellen kantoorbenodigdheden

  • Systematische prijsvergelijkingen voor bijv. drukwerk en andere benodigdheden uitvoeren

  • Contact met leveranciers

Administratie

  • Uitvoeren van algemene administratieve en dienstverlenende taken

  • Databeheer: correct aanvullen van databases met donateursgegevens

  • Reserveren van reizen en deze correct opvolgen voor de betrokkenen en de boekhouding

  • Organisatie vergaderingen

  • Ondersteuning in de organisatie van vergaderingen (vergaderzalen klaarzetten, broodjes bestellen enz), zowel intern als voor externe bezoekers, bijv. de Raad van Bestuur, de Algemene vergadering, externe partners

  • Organisatie en/of ondersteuning van interne evenementen (informatie-sessies, vieringen,…)

 

Herken je je in dit profiel?

Vaardigheden

  • Office georiënteerde opleiding of minimaal 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie

  • Goede kennis van NL, FR en ENG (tweetaligheid NL-FR is een must)

  • Ervaring met onthaalfuncties

  • Operationele kennis MS Office en CRM-systemen

  • Ervaring met vertaling (NL-FR) van teksten en/of het maken van samenvattingen is een troef

Functie specifieke competenties:

  • Klantvriendelijkheid staat met stip op één: je staat iedereen te woord met een welgemeende glimlach

  • Je hebt een dienstverlenende attitude, zowel aan de telefoon als aan het onthaal

  • Je communicatie is steeds correct en verzorgd, zowel geschreven als gesproken

  • Je kan switchen tussen diverse taken, bent een duizendpoot op administratief vlak maar deinst ook niet terug voor repetitieve taken

  • Je werkt je dagelijkse taken nauwkeurig af en zorgt steeds voor een nette werkomgeving (onthaal, vergaderzalen,…)

  • Je toont inzet en neemt initiatief (bijv. prijsbewust inkopen)

  • Je bent geïnteresseerd in de werking van Plan International België en verdiept je in de taken van alle afdelingen en je collega’s zodat je hun een perfecte ondersteuning kan bieden

 

Wat bieden wij?

  • Een positieve werkomgeving waar alle collega’s zich inzetten voor de missie van Plan International

  • Een voltijdse betrekking (4/5 is bespreekbaar)

  • Een contract van onbepaalde duur

  • 100% terugbetaling woon-werkverkeer (openbaar vervoer- wij zijn gevestigd naast het Centraal Station in hartje Brussel)

  • Maaltijdcheques

  • Hospitalisatieverzekering

  • Groepsverzekering

 

Zie jij je terug in de functie van Medewerk(st)er Onthaal en Administratie (NL-FR) ? Wil jij graag deel uitmaken van onze organisatie en hét gezicht zijn van een vriendelijk en professioneel onthaal bij Plan international België ?

Laat ons weten en stuur voór 23 mei 2019 je CV en motivatiebrief naar jobs@planinternational.be met referentie Onthaal-Admin 2019.