Wil je bij een NGO werken, meer bepaald Plan International omdat wij ons inzetten voor kinderrechten en gelijke kansen voor meisjes en jongens? Krijg jij energie van multi-tasken? Wil jij een ondersteunende functie uitoefenen waarin jij op diverse vlakken het verschil maakt?

Dan ben jij misschien onze nieuwe collega!

Als Office & Management Assistant & Receptionist heb je een gevarieerde job en speel je een belangrijke rol in de goede werking van onze organisatie. Je bent hiervoor voltijds op kantoor.

Als Office Assistant sta je ervoor in dat de kantoorruimte een aangename werkplek is waar voorraden aangevuld zijn.

Als Management Assistent sta je in voor diverse administratieve taken ter ondersteuning van het management, zoals notulen schrijven, vergaderingen organiseren en actiepunten opvolgen, het bijhouden van contracten met dienstverleners en leveranciers.

Als Receptionist, ben je bovendien het gezicht én de stem van Plan. Je staat je in voor een warm onthaal van onze bezoekers, je behandelt de post, beantwoordt inkomende calls en beheert onze general mailbox. Een belangrijk aspect hierbij is de administratieve en telefonische ondersteuning van onze afdeling Donor Relations, die het eerste aanspreekpunt is voor onze donateurs en Plan Ouders.

Kortom, je bent iemand die energie krijgt van multi-tasken en een ondersteunende spilfunctie wil uitoefenen. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wanneer je te contacteren en wanneer niet. Je bent waarden-gedreven en voelt je thuis is een multiculturele werkomgeving.

Functie

Je taken op een rijtje:

  • Eerstelijns ondersteuning Donor Relations team: telefonisch en per email beantwoorden van standaardvragen van donateurs, behandelen Plan post, inschrijven van nieuwe donateurs in ons CRM-systeem en andere databases;
  • Onthaal: warm ontvangst bezoekers, inkomende telefoons behandelen en/of doorverbinden, ‘general mailbox’ beheren, andere administratieve taken;
  • Kantoorruimte: kleine reparaties organiseren, instaan voor een opgeruimd onthaal en kantoor en een aangename werkomgeving; aanspreekpunt voor: kuisploeg, eigenaar, onderhoud airco, watermachine, koffiemachine enz.; aanspreekpunt voor andere meldingen of bestellingen i.v.m. gebouw, o.a. in nauwe samenwerking met de interne preventie-adviseur en HR;
  • Post: frankeren, frankeermachine beheren (in samenwerking met boekhouding), post versturen, koeriersdiensten contacteren, bestellingen ontvangen;
  • Kantoorbenodigdheden in brede zin: bijhouden stock en tijdig bijbestellen, benodigdheden navragen bij personeel (bureau, keuken,…) ;
  • Vergaderruimtes op orde hebben en voorbereiden voor grote en belangrijke vergaderingen met externen;
  • Ondersteuning Management team: administratieve werkzaamheden zoals schrijven van notulen (Raad van bestuur, Management vergaderingen, info-sessies), actief opvolgen actiepunten; versturen documenten voorafgaand aan vergaderingen, bijhouden lijst van contracten en hernieuwingen met externen, Corporate housekeeping, ondersteuning bij opmaak van kwartaalrapporten/jaarverslagen.

Over Plan International België

Plan International België werkt al meer dan 35 jaar aan een wereld die rechtvaardig en veilig is voor alle kinderen. Ieder kind heeft recht op onderwijs en moet de kans krijgen zich te ontwikkelen. Deze roep om rechtvaardigheid begint bij dezelfde kansen voor meisjes en jongens. Meisjes worden nog te vaak achtergesteld en gediscrimineerd, soms zelfs bedreigd en mishandeld.

Plan International België maakt deel uit van een ambitieuze internationale federatie met projecten in bijna 80 landen (waaronder België). Met onze projecten genereren we impact, via beleidsbeïnvloeding, sensibilisering en projecten met en voor kinderen en jongeren.

Plan International België is een sterk groeiende organisatie. Tijdens de laatste 5 jaar steeg ons inkomen van 14 miljoen naar ruim 22 miljoen en groeiden we van 40 naar meer dan 65 zeer gedreven collega’s.

Profiel

Ervaring

  • Twee jaar ervaring in een gelijkaardige functie waar een goed begrip van de organisatie en werking van belang was, waar je in contact stond met diverse personen en een verscheidenheid aan taken moest combineren.
  • Een opleiding in Office & management, secretariaat en gebruik van talen is een pluspunt.

Talenten, attitude

  • Bereid om voltijds op kantoor te werken (voor onthaal, post,…)
  • Lach op gezicht die doorklinkt in de stem, opgewekte persoonlijkheid
  • Interesse in mensen, men voelt zich welkom, “klant”vriendelijk, je herkent bezoekers die je al eerder hebt verwelkomd
  • Zin om Plan International en onze werking te leren kennen, te begrijpen wie wat doet en wie aan te spreken per situatie
  • Multi-tasken: mix van administratieve taken en ‘doen’, handen uit de mouwen, weet van aanpakken
  • Administratie, nauwkeurig werken, kan tegen repetitief werk
  • Kunnen schrijven, structuur aanbrengen in notulen, samenvattingen kunnen maken
  • Informatie op vertrouwelijke manier en in alle discretie behandelen
  • Goede kennis MS Office (Word-Excel-Powerpoint)
  • Nederlandstalig (C1-C2) met goede kennis van Frans en Engels

Andere vaardigheden

  • Proactief en oplossingsgericht
  • Vermogen om zelfstandig in teamverband te werken
  • Zeer goede organisatie, planning
  • Contactvaardig
  • Digitale mentaliteit
  • Resultaatgericht
  • Flexibiliteit
  • Grote belangstelling voor kinderrechten, rechten van meisjes en genderkwesties
  • Gedrag in overeenstemming met de kernwaarden van Plan International België

Ons aanbod

  • Een boeiende en aangename werkomgeving in een Belgische en internationale context, bij een internationale en ambitieuze NGO
  • De kans om een verschil te maken voor kinderen en jongeren in onze partnerlanden en in België.
  • De kans om je professioneel te ontwikkelen met fijne, competente, gemotiveerde en sociaal geëngageerde collega's
  • Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Een competitieve bezoldiging in de NGO-sector, aangevuld met extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer (woon-werkverkeer))

Plan International België is gelegen in het hart van Brussel, vlak naast het treinstation Brussel-Centraal.

Geïnteresseerd?

Dan horen we graag van je! Stuur je CV en motivatiebrief naar job@planinternational.be met als referentie “Office management assistant-receptionist” ten laatste op 30 november 2022.

Als onderdeel van ons beleid inzake de bescherming van kinderen en jongeren, vragen wij aan elke werknemer om een uittreksel uit het strafregister aan ons voor te leggen (model 2).

Voor Plan International zijn gelijke kansen heel belangrijk! We selecteren jou daarom op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je leeftijd, afkomst, geslacht, seksuele identiteit, religie of andere criteria die geen verband houden met de functie.

Voor meer informatie over onze organisatie: https://www.planinternational.be/nl